電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。内容が複雑に感じられ、どこから理解すればよいか迷う方も少なくありません。本記事では、電子帳簿保存法の基本から、3つの保存区分の考え方、スキャナ保存の注意点、さらに電子取引データ保存の義務化への対応までを紹介していきます。
電子帳簿保存法とは何か
紙での書類管理から電子データでの管理へと移行が進む中、事業者にとって避けて通れないのが電子帳簿保存法です。名前は聞いたことがあっても、どんな法律で、誰が対象になるのか分からないという方も少なくありません。以下では、電子帳簿保存法の基本的な考え方と、対象となる事業者について紹介していきます。
電子帳簿保存法の基本的な考え方
電子帳簿保存法は、税金に関わる帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。会計帳簿や請求書、領収書など、本来は紙での保存が求められていた書類について、一定の条件を満たせばデータのまま保存することが認められている、という内容です。この法律が作られた背景には、事務作業の効率化やIT化への対応があります。紙の書類を保管するには、印刷やファイリング、保管場所の確保が必要になります。
これらの負担を減らし、業務をスムーズに進めるために、電子保存という選択肢が整備されました。
また、電子データで保存することで、検索や確認がしやすくなる点も特徴です。過去の取引内容をすぐに探せるため、経理作業のスピード向上にもつながります。
ただし、データで保存する場合は、改ざん防止や保存方法に関する一定のルールを守る必要があり、何でも自由に保存できるわけではありません。
電子帳簿保存法の対象となる事業者
電子帳簿保存法の対象となるのは、所得税や法人税の申告・納税を行っているすべての事業者です。法人だけではなく、個人事業主も含まれており、事業の規模は関係ありません。たとえば、小規模な店舗を経営している個人事業主や、フリーランスとして働いている方も対象になります。また、本業とは別に副業を行っている場合でも、前々年の副業収入が300万円を超えている場合は、対応が求められるケースがあります。
つまり、「会社だから関係ある」「大きな事業者だけの話」と考えるのは危険です。税務申告を行っている以上、多くの事業者が電子帳簿保存法と関係しています。自分が対象に当てはまるかどうかを早めに確認しておくことが大切です。
電子帳簿保存法が目指す目的と背景
この法律が目指しているのは、単なるデータ保存の推奨ではありません。大きな目的のひとつが、業務全体の効率化です。紙の書類に頼らない運用が進めば、経理担当者の作業負担を減らすことができます。また、テレワークとの相性がよい点もポイントです。紙の書類がオフィスに保管されていると、出社しなければ確認できませんが、電子データであれば場所を選ばず対応できます。
さらに働き方の変化に合わせた仕組みづくりとしても、電子帳簿保存法は重要な役割を担っています。長期的に見れば、コストを抑えながら安定した書類管理を行える体制づくりにつながるのです。
こうした背景から、電子帳簿保存法は今後の事業運営を考えるうえで、押さえておきたい法律のひとつといえるでしょう。
電子帳簿保存法を支える3つの保存区分とは
電子帳簿保存法を理解するうえで欠かせないのが「3つの保存区分」です。名前だけを見ると難しく感じますが、実際は書類をどのように受け取り、どの形で保存するかを整理したものです。ここでは、それぞれの区分について順番に確認していきます。電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、最初からパソコンや会計ソフトを使って作成した帳簿や書類を、そのまま電子データで保存する方法です。代表的なものとして、仕訳帳や総勘定元帳、決算書類などがあります。これらは紙に出力せず、データの状態で保管することが認められています。ただし、誰が見ても内容を確認できるよう、一定の保存ルールを守る必要はあります。
たとえば、日付や金額で検索できるようにしておくことや、保存したデータを書き換えにくい仕組みにしておく、などです。日々の経理処理を会計ソフトで行っている事業者にとっては、比較的取り入れやすい区分といえるでしょう。紙での保管が不要になるため、ファイル整理の手間が減り、管理もしやすくなります。
スキャナ保存
スキャナ保存は、紙で受け取った書類を画像データとして保存する方法です。取引先から受け取った領収書や請求書、契約書の控えなどが主な対象となります。この区分では、スキャナ専用機だけではなく、スマートフォンのカメラを使った撮影も認められています。外出先で受け取った領収書をその場で撮影し、データとして保存できる点は大きな利点です。
ただし、読み取るタイミングや画像の状態にはルールがあります。受け取ってから長期間放置せず、一定期間内に保存することや、文字がはっきり確認できる状態で記録することが必要です。紙の書類を保管するスペースが不要になるため、書類の量が多い事業者ほど、効果を実感しやすい区分といえます。
電子取引データ保存
電子取引データ保存とは、メールやクラウドサービス、Webサイトなどを通じて授受した電子データを、そのまま電子データで保存する方法です。PDF形式の請求書や、ダウンロードした明細書などが該当します。この区分の大きな特徴は、紙に印刷して保存することが認められなくなった点です。2024年1月以降、電子取引で受け取ったデータは、必ず電子のまま保存する対応が必要となっています。検索性の確保や改ざん防止など、一定の条件を満たす必要はありますが、紙での管理に戻ることはできません。
そのため、これまで印刷して保管していた事業者は、保存方法の見直しが求められます。電子取引データ保存は、3つの区分の中でもとくに影響が大きく、早めの対応が重要といえるでしょう。
スキャナ保存の押さえておきたい注意点
紙の領収書や請求書をデータで管理できる「スキャナ保存」は、業務効率を高める手段として注目されています。ただし、自由にスキャンして保存できるわけではありません。ここでは、スキャナ保存に必要な要件と、実務で気をつけたい点を紹介します。
スキャナ保存に求められる基本条件
スキャナ保存は、紙の書類を破棄してデータだけで管理することを前提としています。そのため、保存されるデータが「元の書類と同じ内容である」と第三者が判断できる状態でなければなりません。まず、読み取りの品質が重要です。書類の文字や数字がはっきり確認できることが求められ、ぼやけた画像や一部が欠けているデータは認められません。
また、領収書や請求書といった重要な書類については、白黒ではなくカラーでの読み取りが必要です。解像度についても基準があり、一定以上の細かさで保存しなければなりません。
これらの条件を満たすことで、紙の原本と同等の証拠性があるデータとして扱われます。
改ざん防止のための仕組みづくり
スキャナ保存では、データの改ざんを防ぐことが強く求められます。そのため、保存したデータが後から書き換えられていないことを証明できる仕組みが必要です。代表的な方法のひとつが、タイムスタンプの付与です。スキャンしたデータに対して、一定期間内にタイムスタンプを付けることで、その時点の状態が記録されます。
これにより、後から内容を変更していないことを示すことが可能です。もうひとつの方法として、訂正や削除の履歴が自動的に残るシステムを利用するケースもあります。
誰が、いつ、どのデータを操作したのかが記録される仕組みであれば、改ざん防止の要件を満たすことができます。
入力期限と日付管理のポイント
スキャナ保存では、書類を受け取ってからスキャンするまでの期間にも制限があります。無制限に後回しにできるわけではなく、決められた期間内に入力を行う必要があります。原則として、書類を受け取ってから一定の期間内にスキャンし、保存を完了させなければなりません。この期限を過ぎてしまうと、スキャナ保存として認められない可能性があります。
そのため、日付管理が重要になります。領収書を受け取った日や、スキャンした日が分かるようにしておくことで、後から確認しやすくなります。
原本の扱いと実務での注意点
スキャナ保存を行う場合でも、スキャン後すぐに紙の書類を処分することには注意が必要です。保存要件を満たしていない状態で原本を破棄してしまうと、問題になる可能性があります。そのため、運用を始めたばかりの段階では、一定期間は紙の書類も保管しておく方法が現実的です。
また、スキャン作業を担当する人を決め、手順を統一しておくことも重要です。人によって保存方法がバラバラだと、要件を満たさないデータが混在する原因になります。
日常業務の中で無理なく続けられる体制づくりが、スキャナ保存を成功させるポイントといえるでしょう。
電子取引データ保存の義務化と実務で求められる対応
電子帳簿保存法の中でも、とくに注意が必要なのが「電子取引データ保存」です。これはすべての事業者が対象となり、取引の一部でも電子データを使っている場合は対応が求められます。ここでは、義務化の内容と実務で押さえておきたいポイントを紹介します。
保存時に求められる2つの基本要件
電子取引データ保存では、ただデータを残しておくだけでは足りません。大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。真実性の確保とは、保存したデータが後から書き換えられていないことを示せる状態にすることです。訂正や削除の履歴が残るシステムを利用する方法や、改ざんを防ぐための事務処理ルールを整えておく方法などがあります。
一方、可視性の確保では、必要なデータをすぐに確認できる状態が求められます。取引年月日や金額、取引先の名前で検索でき、求められた際には速やかに画面表示や印刷ができることが条件となります。日頃から整理された形で保存しておくことが重要です。
実務で意識したい対応のポイント
電子取引データ保存の対応では、まず自社の取引状況を把握することが欠かせません。請求書や見積書をメールで受け取っていないか、クラウドサービスを使った取引がないかを確認する必要があります。一件でも電子データでのやり取りがあれば、電子取引データ保存の対象になります。そのため、特定の取引だけを紙で管理する運用は避けたほうが安心です。
また、保存方法や管理ルールを社内で決めておくことも大切です。誰が、どこに、どのように保存するのかを明確にしておくことで、データの紛失や保存漏れを防ぎやすくなります。
無理のない形でルールを整え、日常業務に組み込んでいくことが、電子取引データ保存への現実的な対応といえるでしょう。
