図面の電子化におすすめのスキャニング代行サービス3選

紙の図面は保管スペースを圧迫し、必要なときに探し出すのも一苦労です。業務効率や情報共有を考えるなら、電子化は有効な手段といえます。そこで本記事では、図面の電子化に対応したスキャニング代行サービス3選として、「中京コピー」「うるるBPO」「大塚商会」の3社を紹介します。

中京コピー

ここでは、図面の電子化を安心して任せられるサービスとして中京コピーの取り組みを紹介します。

あらゆるサイズや状態の図面に幅広く対応できる体制

中京コピーは、大判から小判まで図面のサイズを問わず対応できる設備を整えています。長年培ってきた製本技術を活かし、古く劣化した図面や製本されたままの資料でも、断裁せずにスキャンすることが可能です。

観音開きの図面など、扱いが難しい資料にも柔軟に対応できる点は大きな強みといえます。必要に応じて断裁後の再製本まで自社で行えるため、原本を大切に保管したい企業でも導入しやすいサービスです。

自社一貫対応による高いセキュリティ意識

図面や契約関係の書類には、重要な情報が含まれていることも多く、電子化の際には安全性が重視されます。そこで中京コピーでは、引き取りからスキャン、加工、再製本までの工程を外部に委託せず、自社内の専用拠点で完結させています。

プライバシーマークの取得に加え、入退室管理や監視体制も整え、文書管理の専門知識をもつ担当者が作業を行っているので安心です。

実績に基づいた利活用しやすいデータ作成

30年以上にわたる実績があり、年間約5,000件、累計2,500社以上の導入を支えてきた経験も特徴です。単に図面をデータ化するだけではなく、後から探しやすいようにOCR処理を行ったり、ファイル名を整理したりする提案も行っています。

電子帳簿保存法への対応や、災害時を想定したデータ管理など、業務全体の効率化やBCP対策まで見据えたサポートが受けられる点も評価されています。

うるるBPO

ここでは、幅広いニーズに応えるサービスとして「うるるBPO」の特徴を紹介します。

大判サイズから大量案件まで対応できる柔軟さ

うるるBPOは、名刺サイズの書類からA3を超える大判図面まで、さまざまなサイズのスキャニングに対応しています。少量の依頼はもちろん、数千万枚規模の大量案件にも対応できる体制を整えている点が特徴です。

高速スキャンが可能な設備に加え、原本の状態が悪い図面については、手作業でていねいに読み取る方法も選択できます。資料の状態や量に合わせて最適な方法を選べるため、無理なく電子化を進められます。

高いセキュリティと出張スキャンという選択肢

図面や設計資料は、社外に持ち出せないケースも少なくありません。うるるBPOでは、個人情報や機密情報を守るための認証を取得し、厳格な管理体制のもとで業務を行っています。

さらに、社外への持ち出しが難しい場合には、専門スタッフが現地に出向いて作業を行う出張スキャンにも対応しています。情報を外に出さずに電子化できるため、安心感を重視する企業にも利用しやすいサービスです。

利活用を考えた高品質なデータ作成

うるるBPOには、文書管理に関する専門知識をもつスタッフが在籍しています。そのため、単に図面を画像データにするだけではなく、文字検索ができるようにしたり、ファイル名を整理したりといった工夫も可能です。

PDFに目次を付けるなど、後から使いやすい形に仕上げてくれる点も特徴で、業務効率の向上を見据えた電子化を実現できます。

大塚商会

ここでは、幅広い支援体制をもつサービスとして「大塚商会」のスキャニング代行を紹介します。

大判図面や劣化した資料にも対応できる読み取り体制

大塚商会のスキャニングサービスは、最大A0サイズ相当の大判図面まで対応しており、カラーとモノクロのどちらも対応可能です。一般的な書類は自動読み取りを活用し、作業効率を高めています。

一方で、裁断できない製本資料や、劣化が進んだ古い書類、付箋や写真が貼られた図面については、1枚ずつ手作業で読み取る方法を選べます。資料の状態に合わせた対応が可能なため、原本を傷めずに電子化したい場合でも安心です。

電子化後の保管や廃棄まで含めた支援

電子化はスキャンして終わりではなく、その後の扱いも重要になります。大塚商会では、不要になった原本を安全に処理するため、開梱せずに溶解処理を行う廃棄方法を提案しています。

反対に、保管が必要な重要書類については外部倉庫での保管にも対応可能です。こうした選択肢により、オフィスのスペース削減と非常時への備えを同時に進めることができます。

法令対応と活用まで見据えた付加価値

電子帳簿保存法などの制度を意識した支援が受けられる点も特徴です。OCR処理によって文字検索ができる状態に整えるだけではなく、文書管理システムへの登録や運用面の相談にも対応しています。

さらに、蓄積したデータをAIで活用するための基盤づくりまで視野に入れて提案しており、将来の業務改善につなげやすい電子化を進められます。

まとめ

今回の記事では、図面の電子化におすすめのスキャニング代行サービスとして、中京コピー、うるるBPO、大塚商会の3社を紹介しました。対応できる図面サイズや原本の状態、セキュリティ体制、電子化後のデータ活用まで、それぞれ異なる強みがあります。図面の量や保管状況、社内ルールに合ったサービスを選ぶことで、管理の手間を減らし、検索や共有もしやすくなります。自社の課題を整理したうえで、目的に合った電子化を進めることが重要です。