NXワンビシアーカイブズ

紙の書類から電子データまで、情報の管理方法に悩む企業は少なくありません。そうした課題に対し、保管から電子化、活用までを一貫して支えるのがNXワンビシアーカイブズです。そこで本記事では、NXワンビシアーカイブズの特徴や書類電子化サービスの強みを整理して紹介します。

情報を安心して預け、活かすための基盤を支える企業

企業活動では、紙の書類から電子データまで、扱う情報の量と重要性が年々高まっています。こうした情報を安全に守りながら、業務に役立てたいと考える企業に向けてサービスを提供しているのが、NXワンビシアーカイブズです。

情報保管の分野を切り拓いてきた先駆的な存在

NXワンビシアーカイブズは、日本でいち早く「情報を安全に保管する」という考え方を事業として確立してきた企業です。1966年の設立以降、長年にわたり情報管理に向き合い、信頼を積み重ねてきました。

金融機関や官公庁、医療・製薬分野など、情報管理に高い慎重さが求められる業界を中心に、多くの企業から選ばれています。情報を預かる責任の重さを理解したうえで、堅実な運用を続けてきた姿勢が評価されているといえるでしょう。

アナログからデジタルまで幅広い情報を一括で支援

NXワンビシアーカイブズの特徴のひとつは、対応できる情報の範囲が非常に広い点です。紙の契約書や重要文書、各種記録メディアといったアナログ資産はもちろん、電子契約データや業務システムのデータなどのデジタル情報にも対応しています。

さらに、研究や医療の現場で扱われる細胞や検体試料の保管まで手がけており、分野を問わず情報管理を任せられる体制が整っています。情報の形態が異なっても、一元的に管理できる点は企業にとって大きな安心材料です。

安全性と活用の両立でDXを後押しする存在

NXワンビシアーカイブズは、高いセキュリティ環境のもとで情報を守るだけではなく、その先の活用にも力を入れています。厳格な管理体制を整えつつ、スキャニングやデータ化、運用の見直しなどを通じて、情報を業務改善に役立てる支援を行っています。

これにより、ペーパーレス化の推進や作業時間の削減といった効果が期待できるでしょう。情報を眠らせず、企業の成長につなげる伴走型の姿勢が、NXワンビシアーカイブズの大きな強みといえます。

準備の手間を抑えて始められる書類電子化サービス

社内にたまった紙の書類を電子化したいものの、事前準備の負担がネックになるケースは少なくありません。そうした課題に配慮して提供されているのが、NXワンビシアーカイブズの書類電子化サービス「WAN-Scan」です。

事前準備を大幅に省けるシンプルな進め方

WAN-Scanは、電子化前の手間をできる限り減らした点が大きな特徴です。通常必要とされがちな書類の仕分けやリスト作成といった作業を行う必要がありません。

バインダーに綴じたままの書類や、クリップが付いた状態の資料でも、そのまま箱に詰めて送るだけで依頼できます。担当者が細かな準備に時間を取られないため、通常業務を続けながら電子化を進めやすい点が魅力です。

初めて外部サービスを利用する企業でも、無理なく取り入れられる仕組みといえるでしょう。

費用を把握しやすい定額制の料金設定

費用面での分かりやすさも、WAN-Scanの特徴のひとつです。1箱あたりの料金があらかじめ決められており、作業量によって金額が大きく変わる心配がありません。

そのため、事前に予算を立てやすく、社内での説明や承認もスムーズに進めやすくなります。追加費用を気にせず依頼できる点は、書類の量が多い企業や、費用管理を重視したいケースにとって安心材料です。

用途に合わせて選べる電子化の進め方

WAN-Scanでは、利用目的に応じて2つのプランが用意されています。バインダー単位でまとめてPDF化する方法は、細かい整理をせずに書類を減らしたい場合に適しています。

一方、文書単位で電子化する方法は、契約書や重要資料を後から検索しやすくしたい場合に向いているでしょう。自社の使い方に合わせて選択できるため、電子化後の活用を具体的にイメージしながら導入しやすいサービスです。

探しやすさと安心を両立する電子化サービスの強み

書類を電子化する際は、読み取り精度だけではなく、その後の使いやすさや安心面も重要です。NXワンビシアーカイブズでは、電子化後の活用までを見据えた仕様と、手間を減らす支援体制を整えています。

業務で使いやすい検索性を備えた電子データ

NXワンビシアーカイブズの電子化サービスでは、全文OCR処理が標準で行われています。これにより、電子化した書類はキーワードで中身まで検索でき、必要な情報をすばやく探せます。

あわせてファイル名の付与やしおりの作成にも対応しているため、紙の書類をめくる感覚に近い形で確認可能です。単に保存するだけで終わらず、日常業務で活かせる点が魅力です。

原本を大切に扱うスキャン方法

NXワンビシアーカイブズでは、オーバーヘッドスキャナを使い、書類を裁断せずに読み取ります。製本された資料や重要書類も、形を崩さずに電子化できます。

ホチキスやクリップは一度外したうえで元の状態に戻すため、原本を傷めず保管することが可能です。

法対応から保管、廃棄まで任せられる体制

電子化データには標準でタイムスタンプが付与され、改ざん防止の面でも配慮されています。電子化後は専用システムで管理でき、原本が不要になった場合には機密抹消まで一括で対応可能です。

電子化からその後の処理まで一気通貫で進められる点は、大きな利点といえるでしょう。

まとめ

NXワンビシアーカイブズは、情報を安全に守るだけではなく、業務で活かすところまで見据えた支援を行う企業です。準備の負担を抑えた書類電子化サービスにより、紙資料を無理なくデータ化できる点も特長といえます。さらに、検索性や原本への配慮、法的要件への対応まで整えた電子化仕様により、導入後も安心して運用を続けられます。情報管理を効率化しながら、将来の業務改善につなげたい企業にとって、心強い選択肢となるでしょう。