コロナ禍に見舞われてから早数年。テレワークの体制は整ったものの社内に保管してある資料を確認するために出社することも。外部から閲覧するには全てデータにしておく必要があるけど、資料は山のようにあるし、社内ではとてもやる余裕がないので外部に委託するしかないかな、と思っていました。そんな中、スキャン代行・電子化サービスを展開している企業を探していたところ中京コピーさんを見つけました。問い合わせをしてみたら、直ぐに会社まで来て打合せと実際の資料確認を行ってもらい、最適な提案をしていただけました。その迅速な対応には驚かされました。その後の対応もスムーズで何一つ不自由なく進めていただき、非常に助かりました。

東京ビッグサイトで開催されていた展示会に足を運んだところ、そこに出展されていた中京コピーさんのサービスに電子化があったので相談しました。社内ロッカーに保管している大量の青焼き図面などが年々劣化してボロボロになってきており、早いところ対処しなければと考えておりました。中京コピーさんは、製本を作成するサービスも展開しておられるので図面を扱うのも非常に長けており、最適な形式でデータ化していただきました。大判図面など大きなものも沢山あったので社内で対応するのは困難でしたが、中京コピーさんでは大判に特化した特殊な設備も保有されているので問題なくご対応いただくことができました。

自分たちでスキャンしたとしても、何度か試行錯誤して1、2枚だけなら綺麗に仕上げることはできたかもしれません、しかし、膨大な数の資料を同じ品質でスキャンするということはとてもできることではありません。

雲紙舎さんでは、スキャン漏れが起きないよう、どんなファイルが何枚あるかをスプレッドシートで管理していて、スキャンする人とそれを検品する人、位置のずれや品質のばらつきがあればそれを修正する人、修正をチェックする人がいるとお伺いしました。こうした品質を担保する仕組みを取り入れていることで、すべて等しく綺麗なPDFファイルに仕上がるんですね。

やはりコスト面が大きかったと思います。複数社で比較検討をしましたが、うるるBPOさんのコストパフォーマンスが圧倒的に良く、見てすぐに納得できるほどの差がありました。

次に、作業条件の分かりやすさです。他社では作業範囲やフローについていろいろな制約があったり、あいまいな提示だったりしたのですが、うるるBPOさんは「ここまで対応します」ときっちり明確に示していただき、非常に分かりやすいご提案でした。

私は前職でうるるBPOに発注したことがあり、その仕事ぶりは知っていました。他の数社からも相見積もりを取って比較・検討しようと連絡したところ、うるるBPOの営業担当者は1時間後に来社し、その日のうちに見積もりを出してくれたんです。正直、そのフットワークの軽さには驚きました。

レスポンスの早さ、リーズナブルな見積もり金額は、他社の提案や、コピー機を複数レンタルして内製化する場合のシミュレーションと比較しても納得できるものでした。納期も含めて他の選択肢を排除する材料は十分揃っていたのです。

結局、見積もりを依頼してから１週間でうるるBPOに発注。ここまでスムーズに業務を委託できたのは、良い意味で予想外でした。

自動OCRでは不可能だった、文章配列・文字向き・多言語の文章を、読む順番通りにOCR処理をしていただきましたし、スキャンデータの傾き補正にも対応いただきました。

想定外だったことは「原本の折れ曲がり（角折れ）」や「ページの抜け」など最初のスキャン時に落丁があったことですね。

ご依頼する前段階では落丁があるとは想定していなかったのですが、1ページずつきちんとチェックいただき感謝しております。

落丁があったページは再スキャンして差し込み・差し替えにも対応いただき、大変助かりました。

お陰で公開できる状態のデータに仕上げることができたと思っています。

十何件も電話をかけて断わられ、本当に切羽詰まった時に誠勝さんに問い合わせたのですが、担当の方が非常に丁寧に話を聞いてくださって、まず電話口での信頼を強く感じました。多くの企業では営業と制作が離れているので、営業担当に聞いても「ちょっと制作側に確認します」と言って受話器を置かれてしまうところ、ワンストップで対応いただいたのも信頼性に繋がりました。お電話したときは、分刻みで多くの作業に追われていましたので、話が早いのはなおさら助かりました（笑）

それで、これまで他社さんへ問い合わせた際の対応状況などお伝えして相談したところ「ドラムスキャナーでも、こういうやり方をすれば保護できて作品を傷つけずにスキャンできるはず。もう一度聞いてみてはいかがですか？」って言ってくださったんです。もちろん「弊社（誠勝）なら大切な作品を切断せずに対応可能でございます」と自信を持って答えてくださったうえで、さらにこちら側の立場にたって、近距離かつ安価で対応できる選択肢を、一緒になって考えて提案してくださったのだと思います。合わせて、スキャニングの機械のことや業界の知識まで教えていただき、純粋に勉強になりました。