キンコーズ

キンコーズ

おすすめポイント

• Point

  電子化後の文書の保管・検索・活用などもサポート

• Point

  些細な要望にも柔軟に対応

• Point

  不要な文書をリサイクルしSDGsにも貢献

基本情報

キンコーズは、創業30年以上の経験を持つ、法人向け文書電子化サービスを展開する企業です。年間7,000件以上のスキャン案件に対応し、600社を超える企業との取引実績があります。大量の帳票や契約書、管理台帳などを安全かつ正確にPDF化する技術に長けており、業務の効率化や省スペース化をサポートしています。ここでは、そんなキンコーズのスキャニング代行サービスについて、詳しくご紹介します。

キンコーズの特徴①あらゆる原稿に対応する柔軟な電子化

オフィスには、一般的なA4サイズの書類だけでなく、図面や契約書、古くなった資料など、扱いが難しい紙文書が数多く存在します。キンコーズのスキャニング代行は、こうした多種多様な原稿に対応できる技術力が大きな特徴であり、原稿の状態や形状に合わせて、もっとも適切な手法を選択し、高品質なデータを作成する体制が整っています。

大型図面や製本された契約書のデータ化

建設現場や設計部門で使われるA0サイズのような大判図面、製本された状態で解体ができない契約書なども、問題なく対応できます。設計図書や建築図面、設計提案書、設備図面、製造図面など、専門性の高い書類のデータ化が可能です。

また、重要な契約書についても、製本を解体せずに見開きでスキャンする技術を用いて、原本を傷めることなく電子化を実施します。これにより、機密保持契約書や業務委託契約書、代理店契約書、賃貸借契約書といった機密性の高い原本の品質を保ったままデータ化できるため、安心して依頼できるでしょう。

特殊な原稿や劣化資料への対応

一般的なオフィス機器では読み取りが困難な特殊な原稿についても、各社とのパートナー関係により幅広く受け付けています。たとえば、絵画や古書、ポジ・ネガフィルムといった繊細な扱いを要するものから、布地、さらには立体物であるぬいぐるみや人形までスキャンの対象となります。

また、経年劣化が進んでいる資料であっても、培われた経験とノウハウを駆使して丁寧に作業が進められるため、他社で難しいと判断されたような書類であっても、まずは相談してみてください。

キンコーズの特徴②セキュリティと利便性を両立した作業体制

企業の重要情報を扱うスキャニング代行において、情報漏えいの防止はもっとも優先されるべき事項です。キンコーズでは、国際的なセキュリティ基準に基づいた運用を行いながら、利用者が依頼しやすい体制を構築しています。原本の受け渡しから作業完了後の納品に至るまで、安心感を持って利用できる仕組みが整えられているのが特徴です。

ISO/IEC 27001取得の専用センターでの作業

スキャニング作業は、東京の虎ノ門にある専用のスキャニングセンターにて行われます。このセンターは情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるISO/IEC 27001を取得しており、徹底した環境と体制のもとで品質管理がなされています。

そのため、人事データや勤務台帳、各種管理台帳といった個人情報を含む書類、もしくは法的な申請書類や決裁資料などの機密文書であっても、外部への漏えいリスクを最小限に抑えながら電子化を進めることが可能です。

細かな要望に応える付帯サービスと納品体制

スキャン作業の前後で発生する、実務上の細かな手間についても誠実に応えているのも、キンコーズが選ばれている理由のひとつです。たとえば、ファイリングされた状態からの取り出し、作業後のバインダーへの戻し入れといった作業も依頼できます。

また、スキャンしたデータそれぞれに指定のファイル名を付与するといった事務作業も代行可能です。原本やデータの受け渡しについては、宅配便の利用はもちろん、店舗近隣の企業であればスタッフが直接届ける体制も整っているため、スピーディーな受け渡しができることも依頼しやすいポイントといえるでしょう。

キンコーズの特徴③データ活用まで見据えたワンストップサポート

スキャニング代行の目的は、紙をデータに置き換えることだけではありません。電子化した後のデータをいかに業務に役立て、不要になった原本をどう処理するかというところまで考える必要があります。キンコーズでは、電子化の先にあるデータの保管や活用、さらには環境に配慮した廃棄に至るまで、企業の課題解決に向けたトータルなサポートを提供しています。

データの保管から検索・活用までの提案

紙文書をPDF化した後、それをどのように管理し、必要な時に素早く検索できる環境を作るかについて、担当営業が窓口となって提案を行います。社内外のパートナーと連携し、それぞれの企業の課題に合わせた活用方法を構築できるのが強みです。

会議資料や経理文書をデータ化して一元管理することで、働き方改革、省スペース化、BCP対策、さらには業務の効率化といった、具体的なメリットを感じられるでしょう。これまでオフィスのキャビネットを占領していた膨大なファイルがデータ化されることで、物理的なスペースの有効活用も可能になります。

SDGs活動に貢献する紙文書の再生紙化

電子化が完了した後の原本については、廃棄するだけでなく、環境に配慮した処理を行う「紙資源の循環サービス」を提供しています。キンコーズでは、電子化を終えた書類を納品後に、不要用紙を回収して仕分け、製紙会社と提携して再生紙へ加工処理しています。

再生紙は再びキンコーズに送られ、名刺や封筒などにアップサイクルして依頼企業へと返送されます。機密文書を安全に処理しながら、SDGsを推進する企業の姿勢を社内外にアピールできることも、大きなメリットといえるでしょう。

まずは公式サイトをチェックしよう！

キンコーズのスキャニング代行は、年間7,000件以上の実績に基づく確かな技術力と、ISO基準の強固なセキュリティが特徴です。大型図面や特殊な原稿、製本資料など、対応が難しい案件でも柔軟に引き受けているため、他社で断られてしまった場合もまずは相談してみてください。公式サイトではチャットでの相談なども受け付けているので、ぜひそちらも活用しながら、　キンコーズへの依頼を検討してはいかがでしょうか。