2024年1月1日以降、電子取引でやり取りした領収書や請求書などの書類は、電子データのまま保存することが義務付けられています。検索機能を確保する方法のひとつが、取引年月日や金額、取引先を含むファイル名を付ける方法です。
この記事では、電子帳簿保存法を意識した命名規則や一覧表による管理、フォルダ分けのポイントを解説します。
目次
電子帳簿保存法を意識した電子データの管理
電子帳簿保存法には、電子取引のデータ保存、国税関係帳簿書類の電子保存、スキャナ保存という区分があります。書類を受領した方法や作成した方法によって扱いが異なるため、保存対象がどの区分に該当するかを整理しておきましょう。電子データを適切に管理するには、それぞれの区分に応じた保存方法や要件を確認することが求められます。
電子取引データとスキャナ保存の違い
電子取引データには、電子メールに添付された請求書や領収書、ウェブサイトからダウンロードしたPDF、クラウドサービスやEDIシステムで授受した取引情報などが該当します。自社が電子データで交付した書類の控えも、電子データのまま保存します。紙で受領した請求書などは、紙のまま保存することも可能です。紙の書類をスキャナやスマートフォンで読み取り、電子データを原本に代えて保存する場合は、スキャナ保存の要件に従います。スキャナ保存の利用は任意ですが、利用する場合は定められた要件を満たさなければなりません。
電子データの保存で求められる要件
電子取引のデータ保存では「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要です。真実性を確保する方法は複数あります。たとえば、タイムスタンプが付された後に取引情報を授受する方法です。取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付ける方法もあります。訂正や削除をしたことを確認できるシステム、または訂正や削除ができないシステムを利用する方法も選べます。訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿って運用する方法もあります。
可視性を確保するには、保存したデータを明瞭な状態で速やかに出力できる環境が必要です。保存場所には、パソコン、プログラム、ディスプレイ、プリンタ、各機器の操作マニュアルを備え付けます。
検索機能では、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を条件に検索できる状態が基本です。日付や金額の範囲指定に加え、複数項目を組み合わせた検索が求められる場合もあります。対象となる要件を確認したうえで、抜け漏れのないように対応しましょう。
ファイル命名規則を定める目的
検索機能を確保する方法のひとつが、電子データのファイル名に規則性を持たせることです。取引年月日や取引金額、取引先名などの情報を決まった順序で入力すれば、保存後も目的のデータを探しやすくなります。ただし、ファイル名を整えるだけで、電子帳簿保存法の保存要件をすべて満たせるわけではありません。ファイル名を誤って付けただけで直ちに電子帳簿保存法違反と判断されるとは限りませんが、電子データとして保存する場合は、対象区分に応じた保存要件を把握する必要があります。その上で、社内で決めた規則に沿って管理します。
必要な書類を検索しやすくする
電子取引データを管理する際は、必要な書類を後から検索できる状態にしておくことが重要です。ファイル名に取引年月日などの日付、取引金額、取引先名を含めると、条件を指定して対象のデータを探しやすくなります。書類の種類も加えれば、領収書、見積書、請求書などを判別できます。なお、一定の条件を満たす事業者は、検索機能のすべてが不要になる場合があるため、あらかじめ確認しておきましょう。たとえば、税務職員からデータのダウンロードを求められたときに応じられる状態にしており、前々年または前々年度の売上高が5,000万円以下の事業者が該当します。その他、電子取引データを印刷し、取引年月日や取引先ごとに整理した状態で提示・提出できる場合も該当します。
また、所轄税務署長から、電子取引データを要件どおりに保存できない相当の理由があると認められ、税務調査などで電子データのダウンロードと印刷書面の提示・提出に応じられる場合があります。この場合は、一部の保存要件について柔軟な取り扱いが認められることがあります。自社に適用される条件を確認したうえで、管理方法を決めましょう。
担当者によるファイル名のばらつきを防ぐ
ファイル名の法則を決めずに保存すると、担当者によって情報の並び順や表記が変わる可能性があります。ファイル名に法則性がなければ、後から目的のデータを検索できないこともあります。社内でファイル名の付け方を決め、担当者が同じ順序と形式で入力できるように共有します。統一した規則を使用することで、保存したデータを検索しやすい状態で管理できます。
ファイル名に含める情報
電子取引データをファイル名で管理する場合は、検索条件として使う情報を分かりやすく入れておきます。基本となる情報は、取引年月日、取引金額、取引先名です。さらに、領収書や見積書、請求書などの書類の種類も加えると、同じ取引先や同じ金額のデータが複数ある場合でも内容を判別しやすくなります。ファイル名を付ける際は、必要な項目を統一した順序で入力します。担当者によって表記が変わらないように、社内で入力方法を共有しておくことも重要です。
取引年月日
取引年月日は、和暦と西暦のどちらでも使用できます。ただし、両方が混在すると検索の妨げになるため、どちらかに統一すると管理しやすくなります。年・月・日の表記方法もそろえ、同じ規則で保存します。取引金額
取引金額は、税込と税抜のどちらを使用しても問題ありません。ファイル名へ入力する金額は、帳簿に記載した金額とそろえます。帳簿とファイル名で異なる基準を使用すると、後から検索する際に対象のデータを見つけにくくなる可能性があります。税込と税抜のどちらを入力するかを社内で決め、担当者が同じ基準でファイル名を付けられるようにしておきます。
取引先名
取引先名は、検索条件として使用する情報のひとつです。電子取引データを保存する際は、同じ取引先の書類を後から探せるように、ファイル名へ取引先名を入力します。日付や取引金額と組み合わせて検索すれば、複数のデータの中から対象となる書類を絞り込めます。取引先名の表記が担当者によって変わると検索しにくくなるため、社名の入力方法も社内でそろえておきましょう。
書類の種類
領収書や見積書、請求書などの書類の種類も、ファイル名に含めておくと検索時に内容を判別しやすくなります。日付、取引先名、取引金額が同じ場合でも、書類の種類が入っていれば、確認するデータを判断できます。複数の書類を同じ取引先とやり取りしている場合も、ファイル名から書類の内容を把握しやすくなります。ファイル名を付ける際は、必要に応じて書類の種類も加えます。
ファイル命名規則の決め方
ファイル名には必要な情報を含めるだけでなく、項目の順序や表記方法を統一します。取引年月日、取引先名、取引金額、書類の種類などを毎回同じ並びで入力すれば、保存後に管理しやすくなります。担当者ごとに付け方が異なると、必要なデータを探す際に時間がかかる可能性があります。社内で法則を定め、担当者によって付け方が変わらないように共有することが欠かせません。
項目の並び順と区切り方を統一する
項目の並び順は、自社の管理方法に合わせて決めます。たとえば「取引年月日_取引先名_取引金額_書類の種類」の順に並べる場合は「240130_株式会社弥生工務店_420000_見積書.pdf」のように入力すると、ファイル名から書類の内容を確認しやすくなります。項目を同じ順序で並べ、アンダーバーなどで区切れば、担当者が変わっても一定の形式で管理できます。この命名規則は、主に自社で書類を保存・管理するためのものです。取引先へ送るデータまで、自社の保存規則にそろえる必要はありません。ただし、取引月、取引先、取引内容が分かる名称にしておくと、相手が内容を認識しやすく、自社で送付済みのデータを探す際にも役立ちます。
一覧表を使って検索機能を確保する方法
電子取引データは、ファイル名に取引情報をすべて入力して管理する方法だけでなく、一覧表を作成して検索機能を確保する方法もあります。一覧表に取引年月日、取引先名、取引金額などを記録し、保存したファイルと対応させて管理します。表計算ソフトで検索できる状態にしておけば、必要な取引情報から対象のデータを探せます。個々のファイル名にすべての取引情報を入れずに管理できる点も、一覧表を使う方法の特徴です。
一覧表とファイルを対応させて管理する
一覧表で管理する場合は、個々のファイル名にすべての取引情報を入れるのではなく、表計算ソフトに必要な情報を記録し、保存したファイルと対応させます。一覧表には、取引年月日、取引先名、取引金額、書類の種類などを記録します。保存するファイルには「（1）」「（2）」などの連番を付け、一覧表にも同じ番号を記録すると管理しやすいでしょう。また、番号をそろえることで、一覧表に記載した取引情報と、実際に保存している電子データを結び付けて確認できます。
一覧表は、取引年月日、取引金額、取引先名を条件に検索できる状態にしておくことが重要です。日付や金額の範囲を指定した検索に加え、複数の項目を組み合わせて検索できるようにしておけば、必要な電子データを探しやすくなります。
電子化した書類を管理する際のポイント
電子データは、ファイル名だけでなく保存場所も決めて管理します。フォルダの分け方に一律の規則はありませんが、必要なデータを速やかに検索して表示できる状態にしておく必要があります。保存場所やフォルダ構成が担当者によって異なると、目的のデータを探す際に時間がかかる可能性があるため、ファイル名の付け方と併せて、社内で保存場所のルールも共有しておきましょう。
検索しやすいフォルダ構成にする
フォルダは、取引先や書類の種類などに分けて整理できます。案件別のフォルダ内に取引先のフォルダを作り、その中を見積書、請求書、領収書に分ける方法もあります。ただし、取引先が多い場合は、フォルダを細かく分けることで保存に手間がかかる可能性も否定できません。自社の事業規模を踏まえ、保存しやすく、必要なデータを取り出しやすい方法を決めます。
保存手順を社内で共有する
電子取引のPDFを受け取った場合は、データをダウンロードし、社内の規則に沿ってファイル名を付けた後、決められたフォルダへ格納します。受領したファイルが自社の命名規則と同じとは限らないため、保存時に統一した順序で名称を付け直す場合もあり、注意が必要です。ファイル名だけでなく、保存先のフォルダや管理手順も社内ルールとして定めます。担当者が変わった場合でも、同じ流れで電子データを扱えるように共有しておきましょう。
まとめ
電子帳簿保存法を意識してファイル名を付ける場合は、取引年月日、取引金額、取引先名を基本とし、必要に応じて書類の種類も加えて管理しましょう。項目の順序や、和暦・西暦、税込・税抜の基準を統一し、社内で命名規則を共有することがポイントです。ファイル名で管理する方法のほか、連番を付けたファイルと一覧表を対応させ、表計算ソフトで検索できるようにする方法もあります。フォルダ分けや保存手順も含め、自社の条件に合う管理方法を定め、必要な電子データを検索・表示できる状態で保存しましょう。
