オフィスに山積みとなった紙の契約書をデジタルデータに変換するスキャン代行サービスが、DX推進を目指す多くの企業で注目を集めています。本記事では、契約書スキャン代行の基本的な仕組みから導入のメリット、具体的な作業の流れまでを詳しく解説します。契約書のペーパーレス化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
契約書スキャン代行サービスを利用する主なメリット
外部の専門業者に契約書のスキャンを依頼すると、自社で作業を行う場合には得られない多くの付加価値を享受できます。単なる作業時間の短縮に留まらず、組織全体の情報管理レベルを底上げできる点が最大の魅力といえるでしょう。保管コストの削減とオフィススペースの有効活用
契約書は法律によって長期間の保存が義務付けられており、年数が経過するほど保管スペースを圧迫してしまいます。スキャン代行を利用してペーパーレス化を進めれば、書類棚に占有されていた空間を執務スペースや会議室として再生させられます。また、外部倉庫に預けている場合の月々の保管料や書類を取り寄せる際の配送コストを大幅に削減できるのも、経営面において非常に大きなメリットです。検索性の向上による必要な情報の迅速な特定
紙の書類では目的の契約書を探し出すために膨大な時間を費やす可能性がありますが、デジタル化すれば瞬時に目的のファイルへアクセスできます。スキャン代行業者の多くは、ファイル名に契約先名や日付、管理番号を付与するサービスを提供しているため、フォルダ内を検索するだけで必要な情報に辿り着けます。検索性の向上により、法務部や総務部における確認作業のスピードが劇的に向上し、他部署からの問い合わせに対しても迅速な回答ができるのです。
失敗を防ぐための契約書スキャン代行の具体的な作業手順
実際にスキャン代行を依頼する際には、原本の受け渡しからデータの納品まで、いくつかの段階を経てプロジェクトが進行します。スムーズな導入を実現するために、各工程でどのような作業が行われているのか、全体像を把握しておく必要があります。事前ヒアリングと見積もりによる仕様の確定
まずは委託先の業者と打ち合わせを行い、スキャン対象となる契約書の量や形状、希望する納品形式を細かく摺り合わせます。ホチキス留めの有無や製本された契約書の扱い、カラーかモノクロかといった詳細な仕様を決定し、見積もりを確認します。見積もりの段階で、電子帳簿保存法の要件を満たす解像度やファイル形式を指定しておくのが、法的な適合性を確保するために極めて重要なプロセスです。書類の集荷からホチキス外しを含む前準備
契約が成立した後は、対象となる書類を業者が集荷、あるいは配送によって専用のスキャンセンターへ搬入します。搬入された書類は、一枚ずつ丁寧にスキャンできるよう、ホチキスやクリップを取り外す作業が行われます。製本されている契約書の場合は、裁断してスキャンする、裁断せずに特別な機材で撮影するなどの選択肢があり、原本の状態を維持したいというニーズにも柔軟に対応できるケースが一般的です。業者選びのチェックポイント
契約書は極めて重要な機密情報を含んでいるため、代行業者を選定する際にはコストだけでなく信頼性の高さを慎重に見極める必要があります。自社の運用フローに適したパートナーを選べば、長期にわたって安心してデータの活用を続けられます。PマークやISMS認証などの情報セキュリティ基準
大切な顧客との契約情報を預ける以上、業者のセキュリティ基準はもっとも重視すべき項目です。プライバシーマークやISO27001といった国際的な認証を取得していれば、組織として適切な情報管理体制が構築されている証となります。また、作業スタッフの教育体制や入退室管理、データのもち出し制限など、物理的および組織的な安全管理措置が徹底されているかを事前に確認するのが、不測の事態を回避するための防衛策となります。
属性入力やOCR処理といったデータ活用のしやすさ
納品されたデータが使い物にならなければ、電子化の意味が半減してしまいます。ファイル名への属性情報入力の正確性やOCRによる全文検索の精度がどの程度期待できるかを事前に確認しておきましょう。とくに古い契約書や手書きの箇所がある場合、機械的な読み取りだけでは不充分なケースもあります。目視によるダブルチェックや手入力補正を行っている業者を選べば、検索性の高い完璧なデータベースを構築できるでしょう。
原本の原本返却や溶解廃棄に関する対応範囲
スキャンが終わった後の原本をどのように扱うかも、事前に決めておくべき重要な事項です。原本を自社に返却してもらう場合は、梱包や配送の安全性に配慮した業者を選ぶ必要があります。一方で、電子化を機に原本を処分したい場合には、確実に情報が抹消されるよう、大型シュレッダーによる裁断や溶解処理の証明書を発行してくれるサービスがあるかを確認してください。原本の取り扱いまで一貫して任せられる業者であれば、社内での後始末の手間を省けます。
